여행사가 시간을 잃는 이유는 보통 하나의 양식이 너무 어렵기 때문이 아닙니다. 여러 여행자, 목적지, 담당자 사이에서 같은 정보를 계속 복사하기 때문입니다. 여권 번호, 이름 순서, 날짜, 호텔 주소, 이메일, 항공편 정보는 여러 고객을 동시에 처리할 때 쉽게 어긋납니다.
요약: 동남아 eVisa와 입국 카드 업무는 관리 가능한 절차로 다루는 편이 좋습니다. 자료 접수, 여행자 프로필, 목적지 체크리스트, 공식 웹사이트, 2인 검토, 승인된 결제 또는 제출, 확인서 보관이 필요합니다. 팀에서 반복되는 여행자 정보를 많이 다룬다면 eVisaFlow Southeast Asia를 중간 단계에서 활용할 수 있습니다. 운영자가 확장 프로그램을 실행하면 해당 공식 웹사이트를 열고 저장된 여권, 일정, 체류지, 연락처 정보를 채울 수 있습니다.
여행사 접수 표
공식 양식을 열기 전에 하나의 기준 자료를 유지하세요.
| 항목 그룹 | 수집할 정보 | 여행사 리스크 |
|---|---|---|
| 여행자 신원 | 이름, 국적, 생년월일, 성별, 여권 번호, 발급일, 만료일 | 한 고객의 여권 번호가 다른 고객 양식에 들어갈 수 있습니다. |
| 여행 일정 | 도착일, 출국일, 교통편, 목적지, 항구 또는 공항 | 항공편 변경이 일부 여행자에게만 반영될 수 있습니다. |
| 체류 정보 | 호텔명, 주소, 도시, 호스트, 전화번호 | 이전 예약 주소가 복사된 양식에 남을 수 있습니다. |
| 연락처 | 이메일, 전화, 비상 연락처 | 확인 메일이 아무도 확인하지 않는 메일함으로 갈 수 있습니다. |
| 공식 절차 | 목적지, 양식 유형, 공식 포털, 상태, 결제 담당자 | 담당자가 공식 사이트 대신 검색 결과나 사설 결제 페이지를 사용할 수 있습니다. |
여행사에서 중요한 경계는 승인입니다. 고객 또는 승인된 담당자는 누가 입력하고, 누가 검토하고, 누가 결제하며, 공식 확인서가 어디에 저장되는지 알아야 합니다.
권장 업무 순서
모든 묶음에 같은 순서를 적용하세요.
- 각 여행자별 프로필을 만들거나 업데이트합니다.
- 여행자 개인 정보와 공통 여행 정보를 분리합니다.
- 목적지와 양식 유형별로 여행자를 묶습니다.
- 해당 목적지의 공식 웹사이트를 엽니다.
- 저장된 프로필 또는 승인된 접수표에서 양식을 작성합니다.
- 두 번째 담당자가 여권 번호, 이름 순서, 날짜, 호텔, 연락처를 검토합니다.
- 승인된 사람이 공식 웹사이트에서 결제, 확인 또는 제출을 결정합니다.
- 공식 확인서, QR 코드, 승인서 또는 영수증을 고객 여행 파일에 보관합니다.
이 순서는 한 직원이 스프레드시트에서 호텔 주소를 고치는 동안 다른 직원이 브라우저 탭에서 이전 버전을 제출하는 문제를 막아 줍니다.
여러 여행자를 위한 검토 대기열
모두가 같은 의미로 쓰는 간단한 상태를 만드세요.
| 상태 | 의미 | 다음 작업 |
|---|---|---|
| 자료 부족 | 여권, 일정 또는 체류 정보가 불완전함 | 공식 양식을 열기 전에 고객에게 확인합니다. |
| 입력 준비 | 접수 자료가 확인됨 | 공식 웹사이트를 열고 데이터를 입력합니다. |
| 검토 중 | 양식은 채웠지만 제출하지 않음 | 두 번째 담당자가 신원과 일정 정보를 확인합니다. |
| 승인 대기 | 양식은 준비됐지만 결제 또는 제출 승인이 필요함 | 고객 또는 여행사 내부 승인을 받습니다. |
| 확인 완료 | 공식 확인서를 받음 | 확인서를 저장하고 여행자에게 무엇을 출력, 다운로드 또는 제시해야 하는지 안내합니다. |
"완료"처럼 모호한 상태는 피하세요. 입력만 끝난 상태와 공식 확인이 끝난 상태는 여행 문서 업무에서 완전히 다릅니다.
재사용 가능한 프로필이 도움이 되는 단계
여행사 업무는 접수 자료와 공식 양식 사이에 재사용 가능한 여행자 정보가 있을 때 더 안정적입니다. 한 팀이 여러 동남아 목적지, 여러 여행자, 영업과 문서 수집 및 운영 사이의 인계를 함께 처리할 때 특히 그렇습니다.
eVisaFlow Southeast Asia는 이 중간 단계를 도울 수 있습니다. 재사용 가능한 여행자 정보를 보관하고, 운영자가 확장 프로그램을 실행한 뒤 해당 동남아 공식 웹사이트에서 저장된 여권, 일정, 체류지, 연락처 필드를 채웁니다. 또한 관련 공식 웹사이트를 빠르게 여는 기능이 내장되어 있어 검색 결과의 복사 사이트가 아니라 의도한 포털에서 시작하는 데 도움이 됩니다.
여행사 실수를 줄이는 통제 규칙
다음 규칙을 운영 통제로 사용하세요.
- 이름과 여권 번호를 확인하지 않고 같은 브라우저 탭을 다른 여행자에게 재사용하지 마세요;
- 더 깨끗한 접수 자료가 있다면 채팅 기록에서 여권 번호를 복사하지 마세요;
- 호텔 주소나 도착일이 미확정이면 양식을 제출하지 마세요;
- 공식 포털에서 처리해야 하는 절차라면 사설 페이지에서 결제하지 마세요;
- 공식 확인서, QR 코드, 승인서 또는 영수증을 보관하기 전에는 사건을 닫지 마세요;
- 목적지가 다운로드나 출력 확인서를 요구한다면 스크린샷만 전달하지 마세요.
이 통제는 속도를 늦추기 위한 것이 아닙니다. 재작업, 환불, 항공편 문제, 체크인 또는 도착 시 혼선을 줄이기 위한 것입니다.
고객 전달 전 체크리스트
고객 파일을 닫기 전에 확인하세요.
- 각 여행자에게 별도의 여권 프로필이 있음;
- 공통 여행 정보가 최신 예약과 일치함;
- 각 목적지를 공식 웹사이트 또는 신뢰할 수 있는 공식 링크에서 열었음;
- 여권 번호, 이름 순서, 생년월일, 만료일을 두 번째 담당자가 검토했음;
- 결제 또는 제출이 올바른 당사자에게 승인받았음;
- 공식 확인서가 고객 파일에 저장되었음;
- 여행자가 도착 시 출력, 다운로드 또는 QR 코드 제시 중 무엇이 필요한지 알고 있음.
여행사의 목표는 단순히 더 빨리 입력하는 것이 아닙니다. 재사용 가능한 데이터, 공식 사이트 사용 원칙, 마지막 사람 검토가 하나의 반복 가능한 절차 안에 있어야 합니다.
